Dal latino Secretariusun segretario o a segretario È una persona che ha il compito di ricevere e scrivere la corrispondenza di un superiore gerarchico, svolgere la sua agenda, custodire e ordinare il documentazione di a ufficio . La posizione ricoperta da un segretario è generalmente nota come assistente amministrativo .
Il segretario, pertanto, svolge determinate attività elementari ed essenziali in a società o organizzazione . Questo è il dipendente responsabile di gestione quotidiana , sempre responsabile nei confronti del suo superiore.
Rispondere al telefono, rispondere alle e-mail, ricevere visitatori, archiviare documenti e coordinare pagamenti e riscossioni sono solo alcuni dei compiti che una segretaria svolge.
A tutte queste attività dovremmo anche aggiungere la ricevuta di vari tipi di documenti, il calcolo di vari conti, avere assolutamente aggiornato quale sarebbe l'ordine del giorno degli appuntamenti e anche i contatti professionali che il tuo capo ha, intraprendere le informazioni necessarie dal tuo dipartimento o ufficio.
Per poter svolgere queste funzioni nel modo più efficace ed efficiente, è fondamentale che il segretario, anche chiamato assistente amministrativo, abbia una vasta conoscenza in settori come contabilità, gestione o automazione degli uffici. In quest'ultimo aspetto è fondamentale gestire perfettamente programmi come word processor, piattaforme e-mail o software di gestione del database.
Per esempio: "Mi piacerebbe che ci incontrassimo nei prossimi giorni per analizzare questo business. Per favore, chiama la mia segretaria per organizzare un incontro ", "Chiederò al mio segretario i documenti per procedere alla firma del contratto", "Ieri ho parlato con la tua segretaria e lei mi ha detto che eri malato: cosa ti è successo?".
Sebbene la posizione di assistente amministrativo possa essere esercitata da maschi o donne , è normale che una donna si esibisca in questo ruolo. Ecco perché è molto più frequente parlare di segretario e non di segretario.
Tra le diverse varietà di segretari che potrebbero esistere, potremmo evidenziare quello che si chiama segretario privato. Come suggerisce il nome, quello è quello le cui funzioni sono di occuparsi di tutti gli affari personali e privati del suo capo, che occupa una posizione di autorità.
Le relazioni instaurate tra capi e segretari, nonché il potere di questi ultimi, conoscendo in prima persona tutti i segreti di questi, hanno fortemente ispirato i campi del cinema, della letteratura o della televisione. In questo senso, potremmo evidenziare la serie del piccolo schermo: "Inés Duarte, segretaria".
Nel 1990, questa produzione iniziò ad essere trasmessa in Venezuela, con l'attrice Amanda Gutiérrez, che raccontava come una donna povera e con poca autostima diventa la segretaria di un uomo ricco che, nel tempo, otterrà Conquer.
in America Tuttavia, un segretario è un pubblico ufficiale responsabile di un dipartimento amministrativo del governo . In questo caso, un segretario ricorda un ministro: "Il segretario al commercio ha incontrato il presidente per determinare i passi da seguire nello sciopero".
